10 unverzichtbare Outlook-Tipps

Nutzen Sie das Programm optimal, wenn Sie Outlook verwenden? Der Outlook-Desktop-Client ist ein Power-User-Paradies mit mehr Funktionen als ein Schweizer Taschenmesser, und die unglückliche Wahrheit ist, dass viele Leute einfach davon überwältigt werden. Das musst du nicht sein! Es gibt zwar Hunderte von Vorschlägen und Tricks, um dieses schwergewichtige E-Mail-Programm zu verwenden, aber wir haben es kurz gehalten und eine Liste der zehn wichtigsten zusammengestellt, die am nützlichsten sind und häufig übersehen werden. Mit diesen Tipps können Sie selbstsicherer, effizienter und weniger peinlich sein, egal ob Sie in Ihrem Job sind oder E-Mails von Ihrem PC aus verwalten.

1. Schnellvorschau für jeden Abschnitt von Outlook
Brauchen Sie eine schnelle Sicht auf den Kalender? Vielleicht müssen Sie schnell sehen, was auf Ihrer Aufgabenliste steht und jemanden aus Ihrem Kontaktbuch finden. In Office 2013 wurde die Funktion "Peek Preview" eingeführt, mit der Sie eine kurze Zusammenfassung des Tabs "Kalender", "Personen" und "Aufgaben" anzeigen können, indem Sie im unteren Bereich von Outlook auf sie zeigen.

2. Schnelle Schritte
Verbringen Sie viel Zeit in Outlook mit sich wiederholenden Aufgaben? Erleichtern Sie Ihren Arbeitsablauf, indem Sie einige schnelle Schritte hinzufügen, die Ihre Arbeit für Sie erledigen können. Jede Schaltfläche kann so eingerichtet werden, dass sie automatisch mit vorgefertigtem Text antwortet, E-Mails weiterleitet, E-Mails in Ordner kopiert, Termine erstellt und vieles mehr. Quick Steps scheinen auf den ersten Blick kompliziert zu sein, aber keine Sorge, wir haben Sie mit einem leicht verständlichen Tutorial zu diesem Thema beschäftigt. Es lohnt sich wirklich, sich die Zeit zu nehmen, um zu lernen, wie man sie benutzt, wenn Sie Outlook jeden Tag benutzen.

3. Aktivieren Sie die Konversationsansicht
Hassen Sie es oder lieben Sie es, seit Google Mail die Idee der Mainstream-Menschen dazu gebracht hat, E-Mails in Konversationslisten zu lesen. Was noch besser ist, diese Ansicht lässt Sie ganz einfach ganze E-Mail-Ströme ignorieren, wenn Sie sich in einer Gruppenunterhaltung befinden, die Sie lieber nicht hätten. Das Ändern ist so einfach wie das Anklicken eines Kontrollkästchens in der Registerkarte Ansicht des Mail-Menübands.

4. Fügen Sie beim Lesen der E-Mail einen neuen Kontakt hinzu
Das manuelle Schreiben von E-Mail-Adressen ist 2003. In neueren Versionen von Outlook (2007-2013) können Sie Personen zu Ihrer Kontaktliste hinzufügen, wenn Sie eine E-Mail lesen, wenn Sie auf ihre Adresse in der Kopfzeile klicken.

5. Ungelesene E-Mail-Adresse hervorheben
Die Standardfarben und Schriftarten in Microsoft Office können Ihnen viel mehr wünschen. Obwohl ich keine bestimmte Farbpalette vorschlagen kann, auf die sich alle anderen da draußen einigen können, kann ich Ihnen sagen, dass die Anpassung Ihrer eigenen in Reichweite ist. Öffnen Sie das Menüband Ansicht> Einstellungen anzeigen> Weitere Einstellungen und bedingte Formatierung. In jedem Fenster können Sie nicht nur die Farbe, sondern auch die Schriftart, Größe und den Stil jedes Textabschnitts in Outlook ändern. Weitere Details finden Sie oben im orangen Link.

6. Lieferung verschieben
Hast du schon mal eine Email verschickt um nur einen "OH CRAP!" Warum habe ich diesen "Moment" gleich danach geschickt? Ich benutze diese Funktion seit Jahren und kann Ihnen nicht sagen, wie oft es meinen Speck gerettet und schlechte E-Mails davon abgehalten hat, auszugehen. Während dies in einer Unternehmenszentrale wichtig sein kann, ist es besonders wichtig, wenn Sie mit Kunden arbeiten, damit E-Mails korrekt sind und versehentliche Fehlkommunikationen vermeiden. Es ist einfach, eine einzelne Nachricht aus der Optionsleiste im Kompositionsfenster zu verschieben. Um jedoch alle E-Mails standardmäßig zu verzögern, ist eine etwas kompliziertere Outlook-Regel erforderlich, die in diesem verlinkten Handbuch besser beschrieben wird.

7. Deaktivieren Sie den Personenbereich
Es ist hässlich, es ist sperrig, und es schießt wertvollen Bildschirm Immobilien. Obwohl Microsoft den Bereich Personen in Office 2013 stark verbessert hat, ist dies für die meisten Benutzer immer noch ein Problem. Zum Glück haben sie es superleicht gemacht. Im E-Mail-Modus rufen Sie die Multifunktionsleiste Ansicht auf und klicken auf Personenbereich> Aus, um das Durcheinander im unteren Bereich des Lesefensters zu deaktivieren. Wenn Sie es jemals wieder benötigen, wissen Sie jetzt auch, wo Sie die Einschalttaste dafür finden, da es sich an derselben Stelle befindet.

8. Deaktivieren Sie die Nachrichtenvorschau im Ordnerbereich
Bei den meisten E-Mails reicht das Thema und der Absender aus, um zu wissen, ob Sie es öffnen und lesen möchten. Durch das Deaktivieren der Nachrichtenvorschau erhalten Sie bis zu 50% mehr Speicherplatz, um die in Ihrem Posteingang aufgelisteten E-Mails anzuzeigen. Dies bedeutet, dass Sie sie schneller durchlaufen und wieder produktiver arbeiten können. Um diese zu deaktivieren, wechseln Sie zum Menüband Ansicht und klicken Sie auf Nachrichtenvorschau> Aus.

9. Urlaub (Abwesenheitsbenachrichtigung)
Wenn Sie Outlook für die Arbeit verwenden, ist dies ein Kinderspiel. Kunden und Kollegen wissen zu lassen, dass Sie nicht in der Stadt sind, ist der beste Weg, zu vermeiden, was sonst zu einem wütenden Mob werden könnte, der sich fragt, warum Sie diese TPS-Berichte am Freitag nie eingereicht haben. Es gibt ein paar Möglichkeiten, dies zu tun. Einer beinhaltet die Einrichtung eines Meetings als Erinnerung. Eine andere Möglichkeit besteht darin, eine Regel ähnlich der im folgenden Screenshot zu erstellen. Aber das, was die meisten Leute benutzen, heißt "Abwesenheitsassistent" und erfordert, dass Ihre Mail auf einem Exchange-Server gehostet wird.

10. Rette dich vor versehentlichen ReplyToAll Email Horrors
Selbst wenn man sich über Schalldurchfall lustig macht, ist das die geringste Ihrer Sorgen, es gibt immer noch viele Dinge, die wahrscheinlich nur in den Postfächern einiger Weniger übrig sind. Dieser Tipp beinhaltet die Installation eines Outlook-Plugins, das Sie daran hindert oder zumindest warnt, wenn Sie eine E-Mail an alle Personen in einer Antwortliste senden, anstatt sie an eine Person zu senden. Sie können das Plugin hier von Microsoft.com herunterladen. Führen Sie einfach die MSI-Datei und die Installation ist ein Kinderspiel.