Steigern Sie Ihren Outlook-Produktivitäts-Workflow mit diesen Tipps

Für den Anfänger oder Profi enthält Microsoft Outlook viele Funktionen, mit denen Sie Ihre Produktivität steigern können. Im Folgenden finden Sie einige der wichtigsten Tipps zur Verbesserung von Workflow und Produktivität mit Outlook für Mac, Office 365 oder Web-Versionen.

Einrichtungsregeln

Mit Regeln können Sie die Verwaltung Ihrer Nachrichten automatisieren, unabhängig davon, ob Junkmail blockiert oder bestimmte Nachrichten in einen Ordner verschoben werden. Zum Beispiel könnten Sie alle Nachrichten von Ihrem Chef in einen bestimmten Ordner verschoben haben, damit Sie sie nie verpassen. Mit der Vollversion von Outlook können Sie einige ziemlich komplexe Regeln erstellen.

Hier ist eine einfache Regel, wo ich Nachrichten aus dem Empfängerordner verschiebe. Wählen Sie eine Nachricht vom Empfänger aus, klicken Sie dann auf die Registerkarte Start und anschließend auf Regeln> Regel erstellen .

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Von Empfänger, und aktivieren Sie das Kontrollkästchen " Objekt in Ordner verschieben". Wählen Sie einen vorhandenen Ordner aus oder erstellen Sie einen neuen Ordner. Wählen Sie es aus und klicken Sie auf OK. Sie können die Regel sofort oder zu einem späteren Zeitpunkt ausführen. Es gibt Regeln, die Sie einrichten können, um eine Benachrichtigung zu erhalten, wenn Sie eine E-Mail von einem bestimmten Empfänger oder Nachrichten mit bestimmten Wörtern erhalten. Sehen Sie nach, wie Sie neue Nachrichten in einen bestimmten Ordner verschieben können.

Außerdem wurden Outlook.com vor einigen Jahren erweiterte Regeln hinzugefügt.

Verwenden Sie Farbkategorien und Flags

Verwenden Sie die Funktion "Farbe und Kategorien", um Prioritäten zu setzen und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Wählen Sie eine Nachricht und klicken Sie auf das Kategorisieren-Menü und wählen Sie eine geeignete Farbe. Sie können diese Farben an eine bestimmte Bedeutung anpassen. Klicken Sie auf Kategorien> Alle Kategorien > wählen Sie eine Farbe und dann Umbenennen. Tastaturbefehle können ebenfalls zugewiesen werden, sodass Sie schnell eine Nachricht markieren können.

Die Nachverfolgungsmarkierung kann Ihnen auch dabei helfen, sich an Nachrichten zu erinnern, die Sie ansehen müssen, wenn Sie Zeit haben. Wenn Sie eine E-Mail-Nachricht markieren, wird sie in Ihren Aufgabenlisten und Aufgabenlisten angezeigt, damit Sie sich daran erinnern können.

Planen Sie die verzögerte Zustellung ein

Mit Outlook können Sie die Zustellung einer E-Mail zu einer bestimmten Tageszeit verzögern. Diese Funktion ist nützlich, wenn Sie wissen, dass ein Empfänger Ihre Nachricht erst zu einem bestimmten Zeitpunkt erhält. Wenn Sie wissen, dass ein Benutzer die E-Mails morgens um 3 Uhr morgens überprüft, erstellen Sie eine neue Nachricht und klicken Sie unter Optionen auf die Schaltfläche Delay Delivery . Nehmen Sie die entsprechenden Änderungen an den Versandoptionen vor, z. B. Nicht vor Datum und Uhrzeit liefern .

Erstellen Sie einen Suchordner

Ein Suchordner ist eine leistungsstarke Methode, um Ihre Nachrichten zu überprüfen und Ihren Posteingang zu verbessern. Sie können beispielsweise einen Suchordner für E-Mails erstellen, die Sie verfolgen möchten, oder Nachrichten von bestimmten Personen, Gruppen oder Listen markieren.

Klicken Sie auf die Registerkarte Ordner, dann auf Neuer Suchordner und wählen Sie den Typ des Suchordners aus, den Sie in einer der Gruppen erstellen möchten. Wählen Sie den E-Mail-Ordner und klicken Sie auf OK. Ein Suchordner wird im Navigationsbereich erstellt. Alle Nachrichten, die ich nachverfolgen möchte, sind dort verfügbar, wenn ich sie brauche.

Legen Sie Junk-E-Mail-Filterstufe fest

Junk-Mail kann die Anzahl der produktiven E-Mails, über die Sie den ganzen Tag erreichen können, verlangsamen. Mit dem Junk-Mail-Filter von Outlook können Sie die Auswirkungen minimieren. Klicken Sie auf die Registerkarte Start, klicken Sie dann in der Gruppe Löschen auf das Menü Junk und dann auf Junk-E-Mail-Optionen.

Ich empfehle, zuerst mit der niedrigen Einstellung zu beginnen und zu sehen, wie es für Sie funktioniert. Wenn Junk-Nachrichten zu aggressiv sind, können Sie zu einer höheren Option wechseln. Falls der Filter fälschlicherweise eine wichtige Nachricht markiert, würde ich die Option Dauerhaft löschen deaktivieren.

Erstellen Sie Sicherungen der PST-Datei

Outlook ist ein System, und es kann auch fehlschlagen. Durch die Aufrechterhaltung einer fehlerfreien Sicherung Ihres persönlichen Ordners kann eine reibungslose Wiederherstellung im Falle eines beschädigten Systems oder eines anderen unvorhergesehenen Problems sichergestellt werden.

Outlook-Datendateien (.pst), die mithilfe von Outlook 2013 oder Outlook 2016 erstellt wurden, werden auf dem Computer im Ordner "Dokumente \ Outlook-Dateien" gespeichert. Wenn Sie auf einem PC oder Mac, auf dem bereits Datendateien in Outlook 2007 oder früher erstellt wurden, auf Outlook aktualisiert haben, werden diese Dateien an einem anderen Speicherort in einem versteckten Ordner unter C: \ Benutzer \ Benutzer \ AppData \ Local \ Microsoft \ gespeichert. Ausblick .

Die Offline-Outlook-Datendatei (OST) wird ebenfalls unter C: \ Benutzer \ Benutzer \ AppData \ Local \ Microsoft \ Outlook gespeichert . Die meisten Daten bleiben auf dem Server; Alle lokal gespeicherten Objekte sollten jedoch gesichert werden. Zum Beispiel Kalender, Kontakte, Aufgaben und alle Ordner, die nur lokal markiert sind. Weitere Informationen zum Erstellen und Sichern von PST-Ordnern finden Sie in den folgenden Artikeln:

So erstellen Sie einen PST-Ordner in Outlook 2016
Erstellen Sie einen PST-Ordner in Outlook 2013
Was sind Outlook PST-Ordner und wie verwende ich sie?
Beschädigte PST-Ordner in Outlook reparieren

Sie könnten auch interessiert sein, wie Sie den temporären Outlook OLK-Ordner finden.

Abwesenheitsnotizen einrichten

Unabhängig davon, ob Sie den größten Teil des Tages oder einen Monat lang im Büro sind, können Sie durch das Einrichten einer Abwesenheitsnachricht feststellen, dass Sie nicht erreichbar sind. Wenn Sie den Abwesenheitsassistenten verwenden, wird eine Menge Lärm in Ihrem Posteingang reduziert, wenn Sie versuchen, Sie ohne eine sofortige Antwort zu erreichen. Es wird auch die Arbeit reduzieren, um Ihren Posteingang aufzuräumen, wenn Sie zurückkehren. Klicken Sie auf Datei> Info> Automatische Antworten .

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Automatische Antworten senden, und geben Sie den Zeitraum an, zu dem diese bestimmte Nachricht gesendet werden soll. Sie können diese Nachricht auch an Kollegen innerhalb oder außerhalb der Organisation senden.

Wenn Sie Outlook für iOS verwenden, tippen Sie auf Einstellungen, tippen Sie auf Ihren Exchange-Server und dann auf Automatische Antworten . Aktivieren Sie Automatische Antworten und geben Sie eine personalisierte Nachricht ein.

Benachrichtigungen verwalten

Outlook Desktop-Benachrichtigungen können überwältigend sein und Sie ablenken. Eine Option, die Sie haben, ist sie zu deaktivieren. Um sie zu stummschalten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Outlook-Symbol im Infobereich der Taskleiste und dann auf Neue Mail-Desktop-Warnung anzeigen. Informationen zu älteren Outlook-Versionen finden Sie in unserem Artikel zum Deaktivieren von Outlook-Desktopbenachrichtigungen.

Tipps für Outlook-Mobilgeräte

Wenn Sie die mobile Version von Outlook verwenden, erhalten Sie hier einige Tipps, die Sie verwenden können, um auch unterwegs produktiv zu bleiben.

Wechseln Sie zwischen persönlichen und Arbeitskalendern.

Tippen Sie auf die Registerkarte Kalender und dann auf das Hamburger-Menü und dann auf Ihren Arbeits- oder persönlichen Kalender.

Planen Sie einen Skype-Anruf mit Outlook für iOS

Tippen Sie auf Kalender, erstellen Sie ein neues und geben Sie einen Namen für das Ereignis ein. Tippen Sie auf Personen und fügen Sie die Personen hinzu, die Sie einladen möchten. Wischen Sie nach unten und schalten Sie Skype Call ein, tippen Sie dann auf Skype Call Link, geben Sie eine Beschreibung ein und tippen Sie auf Fertig . Tippen Sie zum Abschluss auf Speichern.

Senden Sie eine Verfügbarkeit

Erstellen Sie eine neue Nachricht und tippen Sie auf Kalenderereignis.

Tippen Sie auf Verfügbarkeit senden, wählen Sie eine passende Zeit und dann Fertig.

Sende deine Nachricht.

Die letzten Aktualisierungen von Outlook 2016 für Mac haben einige neue Funktionen hinzugefügt. Weitere Informationen dazu, wie Sie diese neuen Funktionen nutzen können, finden Sie in unserem Artikel. Sehen Sie sich auch unseren Artikel mit einer Liste von Outlook-Tastaturbefehlen für Mac-Benutzer an.