Google Apps - Deaktivieren des Chat-Verlaufs und Erzwingen des Datensatzes

Google Chat-Verlauf wird standardmäßig in Gmail-Konten von Nutzern gespeichert und kann unter der Bezeichnung "Chats" abgerufen werden. Obwohl Benutzer die Aufzeichnung von Chat-Aufzeichnungen deaktivieren können, tun dies viele nicht, da sie wahrscheinlich nicht einmal wissen, dass die Einstellung existiert. Wenn Sie ein Unternehmen sind, das "Gone Google" ist, ist dies ein Problem. Warum?

Ich habe einige Jahre im Bereich Informationssicherheit auf Unternehmensebene gearbeitet und was ich gefunden habe ist, dass Leute dazu neigen, einige sehr unpassende Dinge in Chat vs. E-Mail zu sagen. In der Regel liegt das daran, dass viele Mitarbeiter E-Mails als sehr formell betrachten und sich so vorübergehend wie ein Telefonat unterhalten. Schließlich hört niemand diese Chat-Konversation zu, oder? Falsch. Wie ich bereits erläutert habe, zeichnet Google Chat diese IM-Chat-Unterhaltungen standardmäßig auf, sodass sie alle leicht auffindbar sind, sollte Ihr Unternehmen mit einer Datenermittlungs-Vorladung versorgt werden. Ja, das könnte wirklich sehr schlimm sein.

Die gute Nachricht ist, dass Google Apps es dem Systemadministrator ermöglicht, die Aufzeichnung des Chatverlaufs zu deaktivieren und die Einstellung "Ausgeschaltet" für alle Google Apps-Nutzer in Ihrem Unternehmen global zu erzwingen. Hier ist, wie Sie es tun.

Melden Sie sich mit Ihren Administrator-Anmeldedaten in Ihrer Google Apps-Verwaltungskonsole an und klicken Sie auf Einstellungen.

Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Chat.

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Chatverlauf deaktivieren, indem Sie alle zukünftigen Chats auf "Aus dem Datensatz" setzen.

Speichern Sie die Änderung, indem Sie auf Änderungen speichern klicken.

Ab diesem Zeitpunkt werden zukünftige Chat-Diskussionen nicht in Ihrem Google Mail-Konto in Google Apps archiviert. Frühere Chat-Diskussionen bleiben jedoch bestehen, sofern sie nicht vom Benutzer gelöscht werden. Leider bietet Google Systemadministratoren keine Möglichkeit, alte Chatverlaufdaten zu löschen. Wenn Sie also ein Unternehmen sind, für das diese Bereinigung erforderlich ist, sollten Sie sich an Ihren Google Account Manager wenden.