Erstellen eines kostenlosen Helpdesk-Systems mit IssueBurner und Gmail

E-Mail-basierte Aufgabenverwaltung war ein Konzept, an dem ich mich schon seit einiger Zeit interessierte, und mit der Einführung eines neuen Dienstes namens IssueBurner könnte es ein guter Zeitpunkt sein, ernsthaft über die Verwaltung von Aufgaben per E-Mail nachzudenken . Bevor IssueBurner kam, hatte ich mit der Idee gespielt, einen Virtual Assistant (VA) zu bekommen, den ich bei allen meinen E-Mails, die eine Aufgabe, Erinnerung oder einen Termin enthielten, BCC schreiben und ihn in meine Kalender-To-Do-Liste aufnehmen konnte oder was hast du. Das wäre sicherlich eine praktische Verwendung eines VA, wenn auch vielleicht teurer als es wert ist. IssueBurner automatisiert diese Funktionalität jedoch kostenlos ( zumindest vorläufig ). Ich denke, ich mag das.

Kurz gesagt, hier ist, wie IssueBurner funktioniert. Sie können Aufgaben oder Probleme per E-Mail an [email protected] erstellen. Wenn Sie dies tun, erstellt IssueBurner automatisch ein Problem, das Ihrer E-Mail-Adresse und allen E-Mail-Adressen zugeordnet ist, die im Feld An : oder CC : als Empfänger aufgeführt sind. Sie können Probleme erstellen, ohne sich anzumelden. Wenn Sie jedoch ein Konto erstellen, können Sie Ihre offenen Probleme anzeigen und Probleme kommentieren. Es gibt einige wichtige Vorteile für dieses System, von denen ich denke, dass sie sich wirklich für kollaborative Teams und Kundenbetreuungsstellen eignen werden:

• Es ist alles E-Mail-basiert. Probleme können über einen einfachen CC: erstellt und verfolgt werden.
• Sie benötigen kein IssueBurner-Konto, um teilzunehmen. Das heißt, ALLE Ihre Kunden und Kunden können an Bord gehen, ohne sie durch den Anmeldeprozess zu führen ( was ohnehin schon tot ist ).
• Es ist mobil freundlich. Wenn Sie eine E-Mail senden können, können Sie ein Problem brennen.
• Es hilft, Folgemaßnahmen von normalen E-Mails zu trennen.
• Es funktioniert mit jeder E-Mail-Plattform. Mit Outlook, Google Mail und anderen E-Mail-Clients können Sie E-Mails in Aufgaben umwandeln. Mit IssueBurner können Sie Probleme auf allen E-Mail-Plattformen teilen.

Um den größten Nutzen aus IssueBurner zu ziehen, müssen Sie ein wenig Kreativität anwenden. Aber eine offensichtliche Anwendung, die mir in den Sinn kommt, ist das Erstellen eines Helpdesks. Mit IssueBurner können Sie eingehende E-Mails in "Tickets" umwandeln und den Status und die Korrespondenz mit dem Kunden verfolgen. Ich werde zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen, indem ich Ihnen zeige, wie IssueBurner funktioniert, während ich einen " Hotline " Helpdesk aufstelle. Auf der Kundenseite ( oder in unserem Fall, Leser, da wir keine Kunden haben ), wird es einfach sein, den Helpdesk zu mailen, den ich auf jackhelp@ eingerichtet habe. Aber auf der Seite der Befragten gibt es ein bisschen Vorbereitung.

Schritt eins

Melden Sie sich für IssueBurner an. Alles, was Sie tun müssen, ist IssueBurner.com besuchen und klicken Sie auf Registrieren . Geben Sie ihnen Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse und Sie sind fertig.

Beachten Sie, dass Sie nicht unbedingt die E-Mail-Adresse verwenden müssen, die Sie für eingehende Helpdesk-Anfragen verwenden.

Schritt zwei

Erstellen Sie eine Gruppe in IssueBurner. Sie können diesen Schritt überspringen, wenn Sie dieses Konto einem einzigen Zweck zuweisen möchten, aber wenn Sie IssueBurner für andere Organisationen und Aufgaben verwenden möchten, ist eine Gruppe eine gute Idee. Klicken Sie oben rechts auf Gruppen und dann auf Gruppe erstellen .

Geben Sie einen Gruppennamen und eine Organisation ein. Hier habe ich " Hilfe " und " " gewählt .

Beachten Sie, dass diese Adresse für die Öffentlichkeit nicht sichtbar ist. Stattdessen senden sie eine E-Mail an die oben genannte Adresse, die die einzige Adresse sein wird, mit der Probleme gelöst werden können. Dies fügt eine Schicht von Spamschutz hinzu, bietet aber auch ein professionelleres Aussehen, indem Sie Ihren eigenen Domainnamen in die E-Mail einfügen. Beachten Sie, dass ich es eingerichtet habe, sodass Probleme von Jedermann gemeldet werden können. Dies ist vorerst erforderlich, damit wir die Google Mail-Weiterleitungsregel überprüfen können. Vielleicht möchten Sie später zurückkehren und es später in Gruppenmitglieder ändern.

Klicken Sie auf Create, wenn Sie fertig sind.

Fügen Sie als Nächstes die Mitglieder hinzu, die Probleme hinzufügen können. Für unsere Zwecke werde ich jack+ hinzufügen. Sie können andere hinzufügen, wenn Sie möchten. Sagen wir, ich könnte auch jerry+ oder tammy+ hinzufügen, wenn ich möchte, dass andere auch Hilfeanfragen stellen können ( und wenn diese Leute tatsächlich existieren ). Hinweis: Bei Google Apps for Domains- und Google Mail-Konten wird alles, was Sie nach einem + -Zeichen hinzufügen, ignoriert, kann jedoch weiterhin für Filterzwecke verwendet werden. Lesen Sie unseren vorherigen Post für weitere Informationen zu benutzerdefinierten Google Mail-Adressen .

Eine letzte Sache, die Sie tun sollten, ist die Antwortadresse zu ändern. Klicken Sie dazu auf Gruppen und dann neben dem Gruppennamen auf Verwalten . Klicken Sie unter Gruppeneinstellungen neben " Standard von und Antwort auf E-Mail " auf Ändern . Dadurch wird Ihre IssueBurner.com-E-Mail-Adresse privat bleiben.

Okay, jetzt sind wir alle auf IssueBurner eingerichtet. Lass uns zu Google Mail gehen.

Schritt drei

Richten Sie die Weiterleitung in Gmail ein. Ziel ist es, alle an jack+ gesendeten E-Mails an [email protected] weiterzuleiten. Um dies zu tun, müssen wir zunächst überprüfen, ob wir berechtigt sind, diese Adresse an diese Adresse weiterzuleiten. Klicken Sie in Google Mail auf Einstellungen und wählen Sie Weiterleiten und POP / IMAP . Klicken Sie auf Eine Weiterleitungsadresse hinzufügen und geben Sie [email protected] ein, oder wie auch immer Sie das IssueBurner-Konto Ihrer Gruppe eingerichtet haben.

Danach sendet Google Mail eine E-Mail mit einem Bestätigungslink an das IssueBurner-Konto. IssueBurner wird Ihnen dies als neues Problem zurückgeben, sodass es in Ihrem Google Mail-Posteingang angezeigt wird. Sie können es auch in Ihrem IssueBurner-Konto sehen. Klicken Sie darauf, um zu bestätigen.

Schritt vier

Filtern Sie Nachrichten, die an Ihre benutzerdefinierte Google Mail-Adresse gesendet wurden. Klicken Sie auf Einstellungen und wählen Sie Filter und klicken Sie auf Neuen Filter erstellen . Geben Sie im Feld An: Ihre benutzerdefinierte E-Mail-Adresse ein und klicken Sie auf Nächster Schritt .

Sie können diese Regeln wie gewünscht einrichten, aber da IssueBurner Sie trotzdem über neue Probleme informiert, möchte ich Mark als gelesen markieren und den Posteingang überspringen . Die wichtigste Option ist die Option Weiterleiten an: und wählen Sie [email protected]. Klicken Sie auf Create Filter, wenn Sie fertig sind.

Jetzt bist du fertig. Lass es uns ausprobieren.

Erstellen von Aufgaben mit IssueBurner

Jetzt, mit dem von uns eingerichteten Google Mail-Filter und der IssueBurner-Gruppe, werden alle E-Mails, die an jack+ gesendet werden, automatisch zu einem IssueBurner-Problem. Der Name des Problems wird der Betreff der E-Mail sein und die Beschreibung wird der Text der E-Mail sein. Angenommen, jemand hat mir eine E-Mail mit der Frage gesendet, wie Sie Ihr Facebook-Konto dauerhaft löschen können.

Sobald die oben genannte E-Mail gesendet wurde, passieren zwei Dinge:

1. Ein Problem wird in der Gruppe help. IssueBurner erstellt
2. Ich werde per E-Mail benachrichtigt.

Hinweis: Es kann einige Minuten dauern, bis das Problem auftritt.

Und hier ist es in Gmail ...

Auf Aufgaben antworten

Wenn der Benutzer kein IssueBurner-Konto hat, erhalten die Benutzer eine vordefinierte Antwort, in der sie darüber informiert werden, dass das Problem eingegangen ist. Sie werden auch aufgefordert, sich anzumelden.

Also, sagen wir als Reaktion auf diesen Leser, möchte ich sie auf unseren Beitrag zum Löschen Ihres Facebook-Accounts hinweisen. Ich könnte auf die E-Mail antworten, die ich von IssueBurner erhalten habe, um einen Kommentar hinzuzufügen. Unabhängig davon, ob sich der Leser anmeldet, erhalten sie eine Benachrichtigung, dass das Problem mit einem Kommentar aktualisiert wurde.

Wenn sie sich anmelden, können sie alle Kommentare und den Status ihres Problems von ihrem eigenen IssueBurner-Konto aus verfolgen.

Der Leser oder Kunde kann auf die E-Mail mit ihrem Kommentar antworten und Sie wissen lassen, ob Ihre Lösung dies behoben hat oder nicht. Dies wird der Aufgabe als Kommentar hinzugefügt, den Sie in Ihrem eigenen IssueBurner-Dashboard anzeigen können.

Probleme verwalten und schließen

Sie können Probleme auf IssueBurner.com nach Gruppe oder Status sortieren.

IssueBurner.com hat auch eine sehr nette mobile Seite.

Sobald ein Problem gelöst ist, können Sie es einfach über das Dashboard von IssueBurner schließen. Alle zugehörigen Benutzer werden als solche benachrichtigt. Alternativ können Sie es als " Später " kennzeichnen, was nützlich sein kann, wenn eine Lösung aussteht und Sie nachverfolgen möchten, wenn sie verfügbar ist.

Sie werden vielleicht auch bemerkt, dass ich einen internen Kommentar hinzugefügt habe. Diese können nur von den Gruppenmitgliedern und Administratoren angezeigt werden. Wenn Sie also zum Beispiel den Kunden als Dope bezeichnen oder jedem mitteilen möchten, dass er seine Anfragen ignorieren soll, können Sie dies mit einem internen Kommentar tun, und sie werden nicht klüger sein.

Fazit

Wie ich bereits erwähnt habe, ist dies nur eine Anwendung für IssueBurner. Sie können es verwenden, um mit Gruppen zusammenzuarbeiten oder Aufgaben selbst zu verfolgen. Wenn Sie sich beispielsweise daran erinnern möchten, einem Kontakt zu folgen, wenn sie nicht antworten, aber nicht unbedingt möchten, dass sie Ihre IssueBurner-Probleme sehen, können Sie BCC [email protected] anfordern. Oder Sie können es verwenden, um Rechnungen und Rechnungen durch CC'ing [email protected] zu verfolgen, wann immer Sie Ihre Buchhaltung per E-Mail erreichen. Wenn Sie clever und organisiert sind, kann IssueBurner Ihre Produktivität steigern .

Beachten Sie, dass IssueBurner derzeit kostenlos ist und in der Betaversion frei bleiben wird. Webeyog, die Firma, die IssueBurner und CloudMagic entwickelt hat, verspricht, dass sie Ihnen 60 Tage im Voraus Bescheid geben, bevor Sie Preisstrukturen einführen. Sie wissen nicht, wie es in Zukunft aussehen könnte, aber es wird wahrscheinlich eine kostenlose und kostenpflichtige Version geben.

PS Ich habe dieses System wirklich erstellt, also wenn Sie brennende Fragen haben, schreiben Sie mir eine E-Mail an jack+ oder schauen Sie sich unser Forum an .