Erstellen und Verwenden von Suchordnern in Outlook 2010

In Outlook 2010 können Sie in Suchordnern mit einem einzigen Klick ähnliche E-Mails über eines oder alle Ihrer Konten abrufen. Suchordner ähneln intelligenten Wiedergabelisten in iTunes und Windows Media Player und speichern Suchvorgänge in anderen Produktivitätsanwendungen. Ein Suchordner kann beispielsweise dynamisch alle ungelesenen Mails anzeigen, alle Mails, die für die Nachverfolgung markiert wurden, oder alle Mails von einer bestimmten Mailingliste oder einem Absender usw. Suchordner sind unglaublich einfach einzurichten und anzupassen. Lesen Sie weiter, um zu lernen, wie es geht.

Schritt eins

Starten Sie Outlook und erweitern Sie ein Konto oder Ihre Outlook-Datendatei. Am Ende jeder Kontenstruktur sehen Sie ein Symbol mit der Bezeichnung Suchordner .

Schritt zwei

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Suchordner in dem Konto, auf das Sie die Suche anwenden möchten, und klicken Sie auf Neuer Suchordner .... Wenn Sie möchten, dass der Suchordner von allen Ihren Konten generiert wird, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Suchordner unter Outlook-Datendatei .

Schritt drei

Wählen Sie die Kriterien für Ihren Suchordner und klicken Sie auf OK .

Outlook 2010 verfügt bereits über eine Reihe nützlicher Suchordner. Sie möchten vielleicht hinzufügen:

Ungelesene Post
Mail zur Nachverfolgung markiert
Wichtige E-Mail
Mail mit Anhängen

Einige Suchordner erfordern Kriterien wie " E-Mail mit bestimmten Wörtern ". Dies ist einer meiner bevorzugten Typen von Suchordnern. Wählen Sie es aus und klicken Sie auf Auswählen ..., um die Suchzeichenfolgen und Wörter einzugeben, die mit Ihrem Suchordner zurückgegeben werden sollen.

Sie können mehrere Schlüsselwörter eingeben. Outlook fügt " oder" zwischen jedem ein, so dass eine E-Mail in Ihrem Suchordner angezeigt wird, wenn sie eines der Wörter oder Zeichenfolgen enthält, die Sie hier auswählen.

Ganz unten befindet sich eine Option für einen benutzerdefinierten Suchordner mit unendlich vielen anpassbaren Kriterien, die Sie hinzufügen können - eine großartige Option für Power User.

Schritt vier

Klicken Sie auf OK, wenn Sie Ihren Suchordner und seine Kriterien eingerichtet haben. Hinweis: Sie können ändern, welche Postfächer und Kalender Sie suchen möchten, indem Sie das Dropdown-Menü unten verwenden.

Schritt fünf

Klicken Sie auf Ihren neuen Suchordner, um dessen Inhalt anzuzeigen.

Hinweis: Suchordner werden nicht automatisch aktualisiert. Sie müssen sie aktualisieren oder erneut anklicken, um sie erneut zu füllen. Wenn Sie beispielsweise einen ungelesenen E-Mail-Ordner haben, werden die Nachrichten beim Lesen nicht aus dem Ordner entfernt. Sie müssen den Ordner aktualisieren, damit die gelesenen Elemente entfernt werden. Abgesehen davon können Suchordner eine enorme Zeitersparnis bedeuten und meiner Meinung nach sind sie eine bessere Möglichkeit, Ihre E-Mails zu organisieren, als sie statischen Ordnern zuzuordnen.