Wie Verfolgen von Änderungen in Word 2016-Dokumenten

Wenn Sie mit Teammitgliedern an Projekten zusammenarbeiten oder Verträge mit Redlines markieren, kann das Verfolgen von Änderungen in Microsoft Word ein Lebensretter sein! Track Changes ist eine integrierte Funktion in Microsoft Word, die den Prozess wirklich bereichert. Auch wenn Sie nicht an komplexen Projekten wie Akquisitionen, Fusionen, Verträgen oder der Erstellung eines Bestsellers arbeiten - Track Changes kann für kleine Gruppenprojekte, wie zB Schulaufgaben, genauso nützlich sein.

Seit wir dieses Feature in Microsoft Word 2010 zum letzten Mal behandelt haben, gab es signifikante Verbesserungen, die Track Changes noch leistungsfähiger machen. Mit der Verfügbarkeit von Office Online können Benutzer die Zusammenarbeit in einem Dokument in Echtzeit durchführen. Dies ist eine der aufregenden neuen Funktionen, die wir in diesem Artikel betrachten.

Aktivieren und verwenden Sie Änderungen in Word 2016 nachverfolgen

Schritt 1: Inhalt starten

Sie müssen mit etwas Inhalt innerhalb des Dokuments beginnen, an dem Sie zusammenarbeiten. Dieser Teil des Dokuments wird von einem anderen Benutzer geschrieben. Der erste Absatz wurde von mir geschrieben.

Schritt 2: Aktivieren Sie Änderungen verfolgen
Um mit dem Verfolgen von Änderungen zu beginnen, wechseln Sie zum Tab Überprüfung und klicken Sie in der Gruppe Verfolgen auf Änderungen verfolgen (Sie können auch STRG + UMSCHALT + E drücken).

Wenn Änderungen verfolgen aktiviert ist, wird auf der rechten Seite des Bildschirms eine Sprechblase für jeden Autor angezeigt.

Schritt 3: Bearbeiten

Änderungen verfolgen in Word verwendet Farbkoordination, um Verwirrung zu vermeiden. Der erste Autor ist blau und der zweite ist rot. Wenn zusätzliche Autoren Änderungen vornehmen, wird ihnen auch eine eindeutige Farbe zugewiesen.

Wenn Änderungen am Dokument vorgenommen werden, wird neben dem Absatz eine vertikale Linie angezeigt, um die Änderungen anzuzeigen, die an dem Dokument vorgenommen wurden. Beachten Sie, dass dies im ersten Absatz nicht der Fall ist, da Änderungen verfolgen erst im Dokument aktiviert wurden. Wenn Sie auf die Leiste " Änderungen nachverfolgen" klicken, wird sofort eine Hervorhebung aller Bearbeitungen aktiviert, die mit dem Kommentar an dem Dokument vorgenommen wurden. Wenn Sie die Option aktiviert lassen und Änderungen vornehmen, werden die Änderungen während des Eingebens und Löschens in Echtzeit angezeigt.

Schritt 4: Kommentare, Ballons und zusätzliche Bearbeitungstools

Wenn Sie einen Kommentar zu einem Wort oder einem Absatz hinzufügen möchten, markieren Sie diesen, wählen Sie dann die Registerkarte Überprüfen und klicken Sie in der Gruppe Kommentare auf Neuer Kommentar . Ihre Kommentare erscheinen dann auf der rechten Seite des Dokuments, wenn das Dokument fertig gestellt ist. Sie können sie ausschalten.

Wenn Sie spezielle Formatierungen wie Fett, Kursiv oder Unterstrichen anwenden, werden Sie bemerken, dass ein Kommentar automatisch zu den Änderungen hinzugefügt wird, die als " formatiert" bezeichnet werden.

Sie können auch anpassen, wie Ballons im Dokument angezeigt werden sollen. Wenn Sie beispielsweise alle Revisionen anzeigen möchten, die jedem Autor vom Dokument hinzugefügt wurden, klicken Sie auf der Registerkarte Überprüfen > Markup- Menü anzeigen > Ballons > Revisionen in Sprechblasen anzeigen.

Überarbeitungen

Im Überarbeitungsfenster ( Überprüfung > Überarbeitungsfenster) können Sie alle Bearbeitungen jedes Autors überprüfen, die Sie vertikal oder horizontal auf dem Bildschirm anzeigen können. Sie können im Bereich Revisionen auf ein Wort oder einen Absatz klicken und es wird automatisch zu diesem Teil des Dokuments navigieren.

Schritt 5: Akzeptieren oder Ablehnen von Änderungen am Dokument

Wenn Sie mit den Änderungen einverstanden sind, die an dem Dokument vorgenommen wurden, können Sie sie akzeptieren oder ablehnen. Klicken Sie auf die Leiste "Änderungen anzeigen", markieren Sie die vom anderen Autor vorgenommenen Änderungen, wechseln Sie zur Registerkarte " Überprüfen" und klicken Sie zum Bestätigen auf die Schaltfläche " Akzeptieren" .

Sie werden jetzt bemerken, dass die Änderungen sofort angewendet werden.

Schritt 6: Dokumente vergleichen oder kombinieren

Ein weiteres nützliches Feature, das Autoren nutzen können, ist die Möglichkeit, ein Dokument in der Version zu verfolgen. Wenn beispielsweise zwei Autoren die gleichen Dokumente in zwei Kopien ablegen und an ihnen separat weiterarbeiten, können sie später die beiden Versionen vergleichen und kombinieren. Solange sie sich in der Struktur ähneln, können Sie beide zusammen ein Enddokument erstellen.

Um Änderungen zu vergleichen und zu kombinieren, wählen Sie die Registerkarte Überprüfen, klicken Sie auf Vergleichen und wählen Sie das ursprüngliche Dokument in dem Feld aus. Wählen Sie dann die überarbeitete Version aus und klicken Sie dann auf OK.

Microsoft Word zeigt dann eine dreigeteilte Ansicht des Dokuments an, die den Hauptbildschirm als das endgültige Dokument mit kombiniertem Inhalt und die ursprünglichen und alternativen Kopien in einem Minifensterbereich darstellt. Wenn Sie einen Bildlauf durchführen, können Sie die Änderungen vergleichen. Dies geschieht vorzugsweise auf einem Bildschirm mit ausreichender Bildschirmauflösung.

Wenn Sie bereit sind, die Dokumente zu einer endgültigen Kopie zusammenzufassen, gehen Sie zurück zur Registerkarte Überprüfung, klicken Sie auf Vergleichen und dann auf Kombinieren. Wählen Sie das ursprüngliche Dokument in dem Feld aus. Wählen Sie dann die überarbeitete Version aus und klicken Sie auf OK.

Sie sehen dann das kombinierte Dokument zusammen mit den Änderungen anderer Autoren in einer anderen Farbe.

Integration mit Office Online

Eine der wichtigsten Funktionen von Google Apps waren die Collaboration-Tools in Echtzeit. Microsoft hat endlich aufgeholt dank seiner Office Online-Suite, die eine webbasierte Version von Word bietet. Eine neue Funktion in Word 2016 ist die Möglichkeit zum Teilen und Anzeigen, wer an Ihrem Dokument arbeitet. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Teilen, und speichern Sie das Dokument in Ihrem OneDrive-Ordner.

Im Bereich "Teilen" werden zusätzliche Optionen angezeigt, mit denen Personen zum Bearbeiten des Dokuments mit unterschiedlichen Einschränkungen eingeladen werden können. Sie werden außerdem feststellen, dass die Optionen "Autoren blockieren" und "Einschränken" jetzt in der Gruppe " Schützen" aktiviert sind. Wenn Sie Office 365 in einer Unternehmenseinstellung verwenden, können Sie Autoren zur Zusammenarbeit einladen.

Für diesen Artikel werde ich den Link Get a sharing verwenden, den ich per E-Mail an weitere Autoren senden möchte, mit denen ich am Dokument zusammenarbeiten möchte.

Wenn Sie oder der andere Autor Word Online laden und Änderungen vornehmen, werden andere an dem Dokument mitwirkende Personen in Echtzeit benachrichtigt.

Hier können Sie sehen, dass die gespeicherten Änderungen des anderen Autors farblich in einer blauen Markierung markiert sind.

Wenn ein Autor das Dokument nicht mehr bearbeitet, werden Sie innerhalb von Word 2016 benachrichtigt.

Wie Sie sehen, ist Track Changes mit seinen Echtzeit-Collaboration-Funktionen noch leistungsstärker. Ganz gleich, ob Sie an großen oder kleinen Projekten arbeiten: Mit Word 2016 können Sie alle auf der gleichen Seite behalten. Farbkoordination, gemeinsame Nutzung, Echtzeit-Bearbeitung und Cloud-Integration mit OneDrive ergeben ein attraktives Erlebnis.