NeatReceipts Kostenlose Alternative: iPhone + Google Docs OCR

In der Vergangenheit war ich sehr versucht, $ 200 für NeatReceipts zu investieren, das Papier-zu-Digital-Dateisystem, das Sie wahrscheinlich aus dem SkyMall-Katalog kennen. Das Problem ist, dass ich bereits einen Scanner besitze - und ich kann mich einfach nicht dazu bringen, so viel Geld für ein anderes auszugeben, egal wie viel einfacher es mein Leben machen wird. Aber nachdem ich den Beitrag von grooveDexter auf Google gelesen habe, habe ich eine Idee, wie ich OCR-Unterstützung für 34 Sprachen hinzufügen kann. Warum nicht die OCR-Funktionen meines iPhone und Google Docs nutzen und mein eigenes digitales Belegablagesystem aufrollen? Ich kann Fotos von meinen Belegen und Visitenkarten machen, sie in Google Text & Tabellen hochladen, um sie OCR zu erhalten, und sie dann in eine spezielle Sammlung plündern, in der ich nach Schlüsselwörtern suchen kann.

Lange Rede, kurzer Sinn: Es funktioniert . Obwohl es nicht so glatt ist, wie ich mir NeatReceipts vorstelle, hat es zwei große Vorteile:

1. Sie benötigen keinen Scanner oder Computer, um Dokumente zu erfassen.
2. Es ist kostenlos .

So funktioniert das gesamte alternative Online-Belegarchiv von Google Docs OCR:

( Hinweis: Zur Erinnerung, OCR steht für Optical Character Recognition und bedeutet im Wesentlichen, dass Google Text & Tabellen Text aus einem PDF oder einem Bild lesen und in Google Docs in ein bearbeitbares und suchbares Format einfügen kann .)

Erster Schritt - Sammeln von Belegen, Visitenkarten und Dokumenten

Wie jeder, der jemals versucht hat, ein Inbox-driven System zu implementieren, weiß, einen mühelosen und immer verfügbaren " Eimer " zu haben ist der Schlüssel. Und genau hier glänzt die mobile NeatReceipts-Alternative. Alles, was dazu benötigt wird, ist ein Telefon mit einer Kamera - ein Smartphone mit installierter Dropbox ist noch besser, wird aber nicht benötigt.

Um Daten zu sammeln, schnappen Sie einfach Bilder Ihrer Visitenkarten, Quittungen oder anderer Papieraufnahmen, die Sie in der Cloud speichern möchten.

Dies ist ein wirklich kritischer Schritt. Sie möchten sicherstellen, dass Sie den größtmöglichen Schuss erhalten. Tun Sie Ihr Bestes, um das gesamte Dokument zu füllen, um das Bild zu füllen. Stellen Sie sicher, dass es ohne Blendung gut beleuchtet ist. Stellen Sie außerdem sicher, dass der Text scharf ist. Wenn es verschwommen, zu dunkel oder abgeschnitten ist, nehmen Sie es erneut. Versuchen Sie es im Querformat, wenn das besser funktioniert.

Schritt zwei - Synchronisieren Sie mit Ihrem Computer

Leider gibt es derzeit keine einfache Möglichkeit, Ihre Fotos direkt von Ihrem iPhone aus in Google Text & Tabellen zu importieren. Deshalb empfehle ich die Verwendung von Dropbox, da Sie Fotos direkt in Ihren Dropbox-Ordner hochladen können. Sie können das Bild in Dropbox aufnehmen und es sofort hochladen oder bestehende Fotos von Ihrer Kamera in einen Ordner Ihrer Wahl hochladen.

Sie können Ihre Fotos natürlich auf altmodische Weise mit iPhoto oder Windows Live Photo Gallery synchronisieren. Aber ein Teil der Faszination dieser Lösung ist, dass Sie nicht an einen USB-Anschluss angeschlossen werden müssen, damit es funktioniert.

Schritt 3 - In Google Text & Tabellen hochladen

Jetzt müssen Sie es nur noch in Google Text & Tabellen hochladen und die OCR-Funktionen aktivieren. Aber bevor Sie das tun, ist es eine gute Idee, eine Sammlung speziell für Ihre OCR-Dokumente und Belege zu erstellen. Dies wird es einfacher machen, sie später zu suchen. Ich nannte meine " Receipts / Business Cards ", aber Sie können Ihre nennen, was Sie wollen.

Als Nächstes klicken Sie auf Hochladen ...

... und wählen Sie die Quittungen und Snapshots, die Sie hochladen möchten. Bevor Sie auf Upload hochladen klicken, aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben Text aus PDF- oder Bilddatei in Google Docs-Dokumente konvertieren . Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie Ihre Sprache im Drop-down-Menü unten auswählen, wenn Sie eine andere Sprache als Englisch verwenden.

Schritt vier - Suchen und organisieren Sie Ihre digitalisierten Quittungen

In Ordung! Jetzt haben Sie Ihre Visitenkarten und Belege in einem durchsuchbaren, archivierten Google Docs-Ordner. Öffnen Sie eines, um zu sehen, wie Google Docs funktioniert.

Hier ist das Beispiel, das ich gemacht habe. Wie Sie sehen können, hat es den Text auf dem weißen Hintergrund ziemlich leicht herausgezogen. Es hatte einige Probleme mit meiner URL, aber insgesamt erkläre ich diese Anstrengung als " nicht zu schäbig ." Sie können durchgehen und Korrekturen nach Bedarf manuell vornehmen.

Der wichtige Aspekt ist, dass diese Bilddatei jetzt durchsuchbar ist. Also, sagen wir, dass ich 10 Monate später die Visitenkarte von Herrn Jack Busch finden möchte. Ich kann einfach Google Text & Tabellen aufrufen und in meiner Sammlung "Receipts / Business Cards" nach dem Begriff " Jack Busch " suchen.

Obwohl die OCR-Funktion von Google Doc nicht perfekt ist, ist sie gut genug, um Dokumente mithilfe einer Stichwortsuche leicht zu finden. Egal wie Sie es schneiden, das ist viel schneller und einfacher als durch ein alphabetisches Archiv zu blättern.

Fazit

Okay, nach all dem gebe ich zu, dass ich immer noch NeatReceipts kaufen möchte. Meine Ahnung ist, dass es viel besser ist, Text auf Dokumenten zu analysieren, und wahrscheinlich größere Seiten besser erledigen wird. Außerdem hat Google Docs OCR eine große Einschränkung, da es nur für Dokumente mit einer Größe von bis zu 2 MB verwendet werden kann. Praktisch jedes PDF wird dieses Limit überschreiten. Eine Möglichkeit besteht jedoch darin, Ihre PDFs mit einem Tool wie dem Snagit Batch Image Conversion Wizard in eine kleinere Größe oder Farbtiefe zu konvertieren ( ich habe sie zu 33% und Graustufen erstellt ).

Sie könnten auch Evernote ausprobieren, das auch OCR zur Erkennung von Text in Bildern bietet, und eine mobile App, mit der Sie direkt von Ihrem Telefon hochladen können. Aber im Großen und Ganzen habe ich festgestellt, dass Evernote's OCR ein wenig nachgibt - es konvertiert beim Hochladen nicht richtig, und ich bin mir nicht ganz sicher, wann es Ihre Bilder verarbeitet. Derzeit ist Google Text & Tabellen die schnellste Methode, obwohl ein zusätzlicher Schritt für das Hochladen erforderlich ist.