Senden einer Abwesenheitsantwort in Outlook 2007 ohne einen Exchange Server [How-To]

Viele Outlook-Benutzer in der Unternehmensumgebung sind mit dem Abwesenheits-Assistenten vertraut und verwenden die Outlook-Funktion, um Kunden oder Kollegen zu warnen, wenn sie ihre E-Mails nicht wegen Urlaub, Krankheit usw. überprüfen. So komfortabel wie möglich ist jedoch die Outlook-Funktion Voraussetzung ist, dass Ihr E-Mail-Server ein Microsoft Exchange Server ist, der für ein kleines oder privates Unternehmen in der Regel nicht verfügbar / zumutbar ist.

Offensichtliche Probleme entstehen, wenn Sie in den Urlaub fahren oder E-Mails nicht für längere Zeit abrufen. Ihre Kunden oder Geschäftspartner können sich aufregen und denken, dass Sie sie tagelang ignoriert haben. Glücklicherweise gibt es eine Lösung für Outlook-Benutzer, die den Out of Office-Assistenten nutzen möchten, obwohl sie keinen Microsoft Exchange-E-Mail-Server haben. Der Prozess nutzt Outlook-Regeln und Warnungen, um die Funktionalität des Abwesenheits-Assistenten nachzuahmen, und obwohl er möglicherweise nicht so elegant oder einfach zu aktivieren ist, wird der Job erledigt.

Ein paar Dinge zum Senden einer automatischen Antwort in Outlook 2007 mithilfe von Regeln und Warnungen:

• WICHTIG! : Outlook muss ausgeführt werden, damit dies funktioniert. Außerdem muss die Einstellung für "periodisch auf neue Nachrichten prüfen" aktiviert sein.
• Die Regel "Reply mit einer bestimmten Vorlage", die in dieser Technik verwendet wird, sendet nur einmal eine Antwort an jeden Absender, um Spam zu verhindern. Um die Liste der bereits gesendeten E-Mails zurückzusetzen, müssen Sie Outlook schließen und neu starten.

Ok, mit dem gesagt, lass uns gleich in die How-To Details gehen.

So erstellen Sie eine automatische Antwortvorlage in Outlook 2007

1. Erstellen Sie eine neue Nachricht in Outlook. Klicken Sie auf der Registerkarte Optionen> Format auf Nur-Text . Dann geben Sie Ihre eigene Abwesenheitsnachricht ein. Dies wird das sein, was die Leute während Ihrer Abwesenheit als automatische Antwort erhalten.

2. Klicken Sie nach Abschluss Ihrer Nachricht auf die Microsoft Office-Schaltfläche, und klicken Sie dann auf Speichern unter .

3. Geben Sie im folgenden Fenster den gewünschten Dateinamen ein. Weiter Wählen Sie Outlook Vorlage (* .oft) als Dateityp .

Gut gemacht! Die erste Stufe ist nun abgeschlossen. Lass uns auf Stufe 2 beginnen.

Als Nächstes müssen wir eine Regel definieren, um eine automatische Antwort in Outlook 2007 zu senden.

4. Klicken Sie im Menü Extras auf Regeln und Warnungen .

5. Klicken Sie im Fenster Regeln und Warnungen auf die Schaltfläche Neue Regel . Klicken Sie im angezeigten Fenster des Regelassistenten auf Stern aus einer leeren Regel> Nachrichten beim Eintreffen überprüfen. Klicken Sie auf Weiter >, um fortzufahren.

6. Aktivieren Sie im Fenster mit den nächsten Bedingungen das Kontrollkästchen Nur für mich gesendet, und klicken Sie dann auf Weiter . Die nächste Seite ist die Aktionsliste. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen für Antworten mit einer bestimmten Vorlage . Nachdem Sie die entsprechenden Kontrollkästchen überprüft haben, klicken Sie auf den blauen Link zu einer bestimmten Vorlage.

7. Das Fenster Select A Reply Template sollte unter Look In: Select User Templates im Dateisystem angezeigt werden . Die Vorlage, die wir zuvor gespeichert haben, sollte in der Liste angezeigt werden. Wählen Sie Ihre Vorlage aus und klicken Sie dann auf Öffnen .

8 . Benennen Sie Ihre Regel, stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen Diese Regel aktivieren aktiviert ist. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Fertig stellen.

Voila! Von nun an erhalten alle, die E-Mails erhalten, eine automatische Antwort mit der benutzerdefinierten Nachricht, die Sie in der ersten Stufe eingerichtet haben.

Ich bin wieder im Büro! Wie deaktiviere ich die automatische Antwort in Outlook?

Wenn Sie in das Büro (oder zu Hause) zurückkehren, müssen Sie daran denken, die Outlook-Abwesenheitsregel zu deaktivieren oder zu löschen, damit die Personen Ihre Nachricht "Ich bin nicht im Büro" weiterhin erhalten.

9. Klicken Sie auf Extras, Regeln und Warnungen.

10 . Wählen Sie die Abwesenheitsregel aus, die wir zuvor erstellt haben, und wählen Sie dann entweder die Option Regel entfernen oder die Regel mit der Schaltfläche Löschen aus. Klicken Sie auf OK, um die Änderungen zu speichern und zu beenden

Hinweis : Ich empfehle Ihnen, die Regel einfach zu deaktivieren, indem Sie das Kontrollkästchen deaktivieren, anstatt die Regel zu löschen. Auf diese Weise können Sie das nächste Mal, wenn Sie nicht im Büro sind, wiederverwenden.

Alles erledigt!

Die Outlook 2007-Regeln und Warnungen ermöglichen es Ihnen, fast alles mit Ihrer E-Mail zu tun, wie in diesem groovigen Tutorial gezeigt. Was machen Sie mit Ihren Outlook-Regeln?