Kontrollieren von E-Mails mit Priorität und nicht stören [Outlook Productivity Series]

Obwohl nur wenige der Meinung sind, dass E-Mail für die meisten Organisationen ein unschätzbares Werkzeug ist, zeigen immer mehr Studien, dass zu viel E-Mail zu ernsthaften Produktivitätsproblemen für die Mitarbeiter führen kann. Denken Sie zum Beispiel an das Dokument, dem Sie schreiben sollten, aber es dauerte dreimal länger als erwartet, weil jedes Mal, wenn Sie sich darauf konzentrierten, eine neue E-Mail in Ihrem Posteingang eintraf. Anstatt es zu ignorieren, fühlten Sie sich gezwungen zu reagieren und BANG !! Zehn Minuten waren weg!

Für mich passiert das alle 5 Minuten an meinem Schreibtisch (weshalb dieser Artikel 3 Stunden dauerte), und ich wäre nicht überrascht, wenn 99% von euch da draußen eine ähnliche Geschichte hätten. Aus diesem Grund war ich begeistert, als Microsoft ein neues Outlook 2007-Plug-in namens "Email Prioritizer" veröffentlichte.

Microsoft Outlook Email Prioritizer ist ein Freeware-Download von Microsofts neuen OfficeLabs .

In ihren Worten:

Müde von E-Mail-Überlastung? Der E-Mail-Prioritizer unterstützt Sie bei der Verwaltung von E-Mail-Überlastungen mit der Funktion "Bitte nicht stören" und dem E-Mail-Ranking. Funktioniert mit Outlook 2007, das auf dem Exchange-Server ausgeführt wird.

Eigenschaften:

Schaltfläche "Nicht stören" - E-Mails für den angegebenen Zeitraum nicht mehr empfangen
E-Mail-Prioritäten - E-Mail hat eine Priorität, die auf Standardregeln basiert, um relevante E-Mails zu finden

Die Installation war schnell und einfach:

Wenn Sie Outlook nach der Installation des neuen Add-On zum ersten Mal starten, warten Sie einige Minuten, während es Ihre E-Mails scannt und die verschiedenen Prioritäten zuweist.

Sobald Outlook nach der Installation geöffnet wird, werden Sie eine neue Symbolleiste oben in Ihrem Microsoft Outlook bemerken 2007 Kunde. Die Einstellungen sind ziemlich einfach. Sie können die Einstellung "Bitte nicht stören" in 30-Minuten-Intervallen bis zu 4 Stunden ODER bis zum Abschluss der Besprechung (wie in Ihrem Outlook-Kalender festgelegt) konfigurieren. Darüber hinaus können Sie in der Symbolleiste auch konfigurieren, wie Der Posteingang zeigt E-Mails basierend auf den Prioritäten an, die den E-Mails zugewiesen sind.

Sie können entweder die standardmäßigen "Prioritätsregeln" akzeptieren oder sie Ihren Voreinstellungen anpassen, indem Sie in der Symbolleiste "Neue E-Mail-Prioritätsfunktion" auf die Schaltfläche "Optionen" klicken.

Einmal hier ist es ziemlich geradlinig. Passen Sie die Einstellungen an und klicken Sie zum Speichern auf OK.

Ich benutze das Plug-In seit ein paar Tagen bei der Arbeit. So weit, ist es gut. Ich verwende eine andere Methode zur Priorisierung meines Posteingangs, ABER die Funktion "Bitte nicht stören" hat sich bereits sehr positiv auf meine E-Mail-Lese- / DeskTime-Gewohnheiten ausgewirkt! SEHR Groovy In der Tat!

25.08.08 Update

Heute Morgen wurde ich von einem Auto-Update-Tool aufgefordert, den Microsoft Email Prioritizer von V1.0.818.0 auf 1.0.820.0 zu aktualisieren. In den Anmerkungen wird erwähnt, dass das Update für Benutzer gilt, die keine Verbindungen zu Exchange-Servern haben: