Was sind Outlook PST-Dateien und warum sie verwenden ... oder nicht?

JEDER, mit dem ich auf der Arbeit spreche, beschwert sich über die Größe seines Firmen-E-Mail-Kontos. Normalerweise ist es kein Problem (aber die Leute beschweren sich immer noch), weil die meisten E-Mail-Server (wie Microsoft Exchange) den Benutzer warnen, damit sie das Postfach bereinigen können, bevor der Server seine Größenbeschränkungen auferlegt, indem er Senden / Empfangen einschränkt vom Server.

Nun, das ist alles fein und dandy BIS ... du gehst für ein paar Tage in den Urlaub, die E-Mail Größen Warnungen kommen und gehen, und dann KABOOM !!! Ihr Postfach ist voll, und Sie können die E-Mail von Ihrem Mobiltelefon oder sogar OWA (Outlook Web Access) nicht mehr senden / empfangen. Ich habe den Anruf eine Million Mal erhalten. Mein iPhone kann keine E-Mails senden, Hilfe!

Also, was zu tun ist?
Gibt es eine Lösung für diese nicht ausreichend großen Postfächer?
Was soll ich machen, bevor ich in Urlaub fahre?

Jetzt stelle ich Ihnen die berüchtigte (nach IT) Outlook PST-Datei vor.

Was sind Outlook-PST-Dateien?

Outlook-Datendateien oder Microsoft Outlook-PST-Dateien (wie sie bekannter sind) können mit Microsoft Outlook erstellt werden, um E-Mail und Anhänge von Ihrem Server-Postfachkonto auf Ihren lokalen PC zu verschieben oder zu kopieren. Im Wesentlichen ist es eine lokale Archiv- oder Speicherdatei, die Sie erstellen, um E-Mails und Anhänge auf der Festplatte, dem USB-Laufwerk oder der Serverfreigabe Ihres Computers zu speichern (abhängig davon, wo Sie sie erstellen und speichern).

Wie viel können Sie in Outlook-PST-Dateien speichern?

Vor Outlook 2003/2007 konnten .PST-Dateien nur 2 Gigabyte an E-Mails und Anhängen speichern. In Outlook 2003 und Outlook 2007 wurde das Format geändert, sodass die PST-Dateien bei Bedarf über 20 Gigabyte groß werden können, sofern die Standardkonfiguration nicht geändert wird.
Ehrlich, lass sie nicht 20 Gigs bekommen. Es ist eine viel bessere Idee, Ihre .PST-Dateien nicht größer als ein paar Gigs zu halten. Wenn Sie mehr Speicherplatz benötigen, erstellen Sie eine neue .PST-Datei, anstatt große .PST-Archive zu erstellen. Je größer die PST-Dateien sind, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit von Beschädigung und Datenverlust (und desto schwieriger wird es, die bösen Jungs zu sichern.) Sie können so viele PST-Dateien an Ihren Outlook-Client anhängen, wie Sie benötigen über mehrere .PST-Dateien, wenn Sie mehr als ein paar GIGs alter E-Mails speichern müssen.
TIPP - Wenn Sie .PST-Dateien zum Archivieren alter E-Mails verwenden, komprimieren Sie sie, nachdem Sie alle alten Daten in sie kopiert haben. E-Mail ist in der Regel nur Text, so komprimiert es sehr schön.

Wie kann ich Outlook-PST-Dateien erstellen?

Es ist einfach, hier sind ein paar Anleitungen für Outlook 2007, 2013 und 2016.

Warum verwenden / erstellen Sie. PST-Dateien? Leistungen?

Postfachgröße

Erinnern Sie sich an den ersten Absatz dieses Artikels? Die meisten E-Mail-Administratoren beschränken die Größe von Firmenpostfächern. Je größer die Mailbox ist, je mehr Speicherplatz sie benötigen, desto mehr müssen sie sichern UND desto mehr Zeit benötigen sie, um diese Backups durchzuführen.
Wenn du ein E-Mail-Paket hast (wie ich), wird ein 200-Megabyte-Postfach es einfach nicht schneiden. Hier kommen PST-Dateien ins Spiel. Erstellen Sie einfach eine .PST-Datei und ziehen Sie Ihre E-Mail hinein. Sie funktionieren wie ein normaler Postfachordner in Outlook. Ziehen und Ablegen. Es ist einfach! .
Die neuesten Versionen von Windows Search indizieren Ihr Postfach UND alle lokalen .PST-Dateien (konfigurierbar), die über die in Microsoft Outlook integrierten Suchfunktionen einen fast sofortigen Zugriff auf alle E-Mails ermöglichen.

Backup und Disaster Recovery

Wenn Sie keinen E-Mail-Administrator haben (oder ihm vertrauen), der regelmäßig Sicherungen Ihres E-Mail-Servers durchführt, dann kopieren Sie Ihre E-Mail (ja, Sie müssen E-Mails nicht in .PST-Dateien verschieben) Die lokale .PST-Datei ist eine schnelle und einfache Methode, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mail in einem Server-DR-Szenario wiederherstellbar ist.

Portabilität

.PST-Dateien machen E-Mail tragbar. Angenommen, Sie möchten E-Mails von einem Postfach in ein anderes verschieben. Zum Beispiel, vielleicht Ihre wechselnden Jobs und möchten einige alte E-Mails bringen. Oder vielleicht ändern Sie Host-Provider. Oder, vielleicht möchten Sie Ihre persönliche und geschäftliche E-Mail in eine .PST-Datei kopieren, auf einem kleinen USB-Laufwerk aufbewahren und jederzeit bei sich behalten. Wie ich schon sagte, halten .PST-Dateien die Post sehr portabel. Und ja, das ist auch ein GMAIL-Konto, aber in diesem Artikel geht es nicht um GMAIL :)

Sicherheit

Wussten Sie, dass es fast unmöglich ist, zu überwachen, ob Ihre IT-Abteilung Ihre E-Mails liest? Das Verschieben der E-Mail "Vertraulich" oder "Vertraulich" vom E-Mail- / Exchange-Server in eine lokale .PST-Datei fügt eine Sicherheitsebene hinzu.
Hinweis: Die meisten IT-Abteilungen können Ihre .PST-Dateien abrufen, ohne dass Sie sie direkt von Ihrer Festplatte bei der Arbeit kennen. Aus diesem Grund ist die Anwendung zusätzlicher Sicherheit auf der Festplatte Ihres Computers unerlässlich. Ich werde in Kürze einen Artikel zu diesem Thema schreiben, aber jetzt schau dir diesen Artikel an. Es ist ein bisschen "GEEKY", also werde ich demnächst mit einem Artikel weitergehen, der ein paar Optionen zum Sichern von .PST-Dateien erklärt.

Was sind die Nachteile von PST-Dateien?

Fernzugriff

Sobald die E-Mail in eine PST-Datei verschoben wurde, ist sie nicht mehr auf dem Server verfügbar, wenn Sie RAS-Anwendungen wie OWA oder Mobiltelefone verwenden, die mit Ihrer Mailbox synchronisiert werden. Um auf die E-Mail in den PST-Dateien zugreifen zu können, müssen Sie einen vollständigen Microsoft Outlook-Client verwenden. Ein kleines USB-Laufwerk kann in diesen Situationen helfen. Dies ist jedoch immer noch nicht so praktisch wie das Zurücklassen von E-Mails auf dem Server.

Leute mögen dich nicht, und es ist möglich, dass du deinen Job verlieren kannst

.PST-Dateien im Laufe der Zeit (je nachdem, wie viele E-Mails empfangen / aufbewahrt werden) können sehr viel Speicherplatz auf Ihrem lokalen Computer oder einer Serverfreigabe belegen, je nachdem, wo Sie sie speichern. IT-Leute hassen alles, was sie dazu bringt, an irgendetwas zu arbeiten, es sei denn, sie erstellen ihren Lebenslauf. Wenn sie also eine Menge Daten irgendwo hinstellen, die sie dazu zwingen, mehr Speicherplatz zu kaufen, stört sie.
Corporate Legal und die meisten Records Management-Abteilungen mögen keine .PST-Dateien, da sie es dem Endbenutzer ermöglichen, Richtlinien zur Aufbewahrung / Löschung von Dokumenten in Unternehmen einfach zu ignorieren oder zu umgehen.
Corporate Information Security-Teams mögen auch keine .PST-Dateien, denn wenn Legal sie jemals auffordert, Daten für eine Klage oder eine Vorladung wiederherzustellen, können .PST-Dateien die Kosten und den Aufwand der Datenwiederherstellung in die Höhe treiben.

System- und Gehirnleistung

Je mehr E-Mails Sie haben, desto mehr E-Mails müssen Sie und Ihr Computer im Auge behalten und verarbeiten.
Da mehr E-Mails und Anhänge von Windows Search (oder einem anderen E-Mail- / System-Indexer) indiziert werden, ist Ihr Index größer und Ihre Suche dauert länger.

Hoffentlich beantwortete ich alle Ihre Fragen zu Microsoft Outlook .PST-Dateien und behandelte einige der wichtigsten Vor- und Nachteile. Aber falls ich etwas verpasst habe, kannst du einen Kommentar abgeben oder deine Frage in meinem Forum posten.