Konfigurieren und Verwalten von AutoArchivierung in Outlook 2010 und 2013

Seit dem Beginn von Outlook hat Microsoft immer die Archivierungs- und AutoArchivierungsfunktion hinzugefügt, und Outlook 2010 ist keine Ausnahme. Die AutoArchivierungsfunktion verschiebt oder löscht automatisch ältere E-Mails aus Ihrer primären Mailbox in eine Archivdatendatei, die auf Ihrer lokalen Festplatte gespeichert ist. Diese Dateien heißen .PST-Dateien. In der Vergangenheit, als Outlook PST-Dateien ein 2 GIG-Limit hatten, war die Archivierungsfunktion viel wichtiger, da sie ältere E-Mails aus Ihrer primären .PST-Datei und in einer Archive.pst-Datei archivierte. Obwohl PST-Dateien in Outlook 2010 eine 20-Gigabyte-Grenze haben; Es ist immer noch eine gute Idee, Ihre älteren E-Mails verwalten zu lassen, damit Ihre .PST-Dateien klein bleiben und die Systemleistung gesteigert wird!

Erneut erklären Was die AutoArchivierungsfunktion tut, bitte!

AutoArchivierung reduziert die Postfachgröße durch Löschen oder Verschieben alter Elemente in eine Archivdatendatei oder .PST. Der Prozess funktioniert praktisch gleich, unabhängig davon, ob Sie Microsoft Exchange bei der Arbeit oder IMAP oder POP bei einem Heim- oder Kleinunternehmen verwenden. Es ist im Wesentlichen so, als würden Sie ein paar Stapel Papier von Ihrem Schreibtisch nehmen und sie wie oben erwähnt in einem organisierten Schnellzugriffs-Aktenschrank oder einer .PST-Datei ablegen. Dieser Prozess unterscheidet sich vom Export auf zwei Arten. Beim Exportieren können Sie die E-Mails in verschiedene externe Formate verschieben, während Sie bei der Archivierung nur ältere E-Mails in eine PST-Datei verschieben oder die E-Mail vollständig löschen können. Die Archivierung ermöglicht auch einen einfacheren Zugriff auf alte E-Mails, da im Navigationsbereich von Outlook eine Registerkarte für sie vorhanden ist. Natürlich können Sie AutoArchiv auch so einrichten, dass Ihre alte Mail gelöscht wird.

Aktivieren der Standard AutoArchivierung für ALLE Outlook 2010-Ordner

1. Klicken Sie in Microsoft Outlook auf das Menü Datei und wählen Sie Optionen .

2. Klicken Sie im Menü Optionen auf die Registerkarte Erweitert und dann auf die Schaltfläche AutoArchivierungseinstellungen .

3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen AutoArchivierung alle [14] Tage ausführen. Von hier aus können Sie die AutoArchivierungseinstellungen für Outlook 2010 jedoch weiter anpassen, sobald AutoArchive aktiviert ist, werden alle E-Mails, die älter als sechs Monate sind, in eine Archive.pst-Datei verschoben (nicht gelöscht). Ich schlage vor, dass Sie die Eingabeaufforderung beibehalten, bevor AutoArchivierung aktiviert wird, damit Sie bei jedem Archivierungsvorgang benachrichtigt werden. Du wärst überrascht, wie oft Leute mich nach fehlenden E-Mails fragen! Normalerweise ist es nur AutoArchivierungsfunktion. Sobald Sie die gewünschten Einstellungen vorgenommen haben, klicken Sie auf Jetzt diese Einstellungen auf alle Ordner anwenden.

Wenn Sie die obigen Schritte befolgt haben, aktiviert AutoArchivierung für alle Ihre Outlook-E-Mails. Wenn es einen Ordner gibt, den Sie von AutoArchiv ausschließen möchten, oder wenn Sie möchten, dass er nur für einige Ordner gilt, können wir das auch tun. Mit Outlook 2010 können Sie die AutoArchivierungseinstellungen für jeden Ordner anpassen.

Ändern der AutoArchivierungseinstellungen für einzelne Outlook 2010-Ordner

4. In Outlook sehen Sie im linken Navigationsbereich nach. Von dort aus Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen beliebigen Ordner und wählen Sie Eigenschaften, um die AutoArchivierungsrichtlinie festzulegen.

5. Klicken Sie im angezeigten Fenster Posteingangseigenschaften auf die Registerkarte AutoArchivierung . Hier können Sie die AutoArchivierungseinstellungen für diesen Ordner anpassen oder sogar AutoArchivierung für diesen Ordner deaktivieren.

Alles klar, jetzt wissen wir, wie man einzelne Ordner automatisch archiviert! Was aber, wenn Sie AutoArchiv überhaupt nicht verwenden möchten? Wenn Sie kein Fan der automatischen Funktion sind, können Sie die Archivierung dennoch mithilfe des manuellen Prozesses nutzen.

So können Sie Artikel manuell archivieren

6. Klicken Sie in Outlook auf die Registerkarte Datei > Info und wählen Sie dann Bereinigungswerkzeuge> Archiv.

7. Im erscheinenden Archiv-Dialog Wählen Sie, welche Ordner Sie archivieren möchten. Dieser Prozess ist fast der gleiche wie AutoArchiv, außer es ist ein einmaliger Deal. Etwas anderes ist, dass Sie die Eigenschaft "Do not AutoArchive" sogar überschreiben können, wenn Sie das auf einige Ordner angewendet haben, aber das ist optional.

Wo befinden sich archivierte Outlook-Elemente?

8. In Outlook können Sie auf archivierte Elemente im Ordner "Archiv" im linken E-Mail-Navigationsbereich zugreifen.

9. Sie können auch auf Archive in der Outlook-PST-Datei zugreifen, in der sie gespeichert sind. Sie können dorthin gelangen, indem Sie auf den Menübefehl Datei> Öffnen klicken und Outlook- Datendatei öffnen auswählen .

10. Der Speicherort der Outlook-Archiv-PST-Datei lautet standardmäßig:

% UserProfile% DocumentsOutlook-Dateien

Wenn Sie die Archivierung in Outlook noch nicht verwendet haben, probieren Sie es aus! Es hilft Ihnen dabei, die Dinge sauber zu halten und alte, ungenutzte E-Mail-Nachrichten aus Ihrer primären Mailbox / .PST-Datei zu entfernen. Es ist auch eine gute Möglichkeit, die PST-Dateigröße unter Kontrolle zu halten, was immer zur Systemleistung beiträgt!