How-to Go-Google mit Google Apps Teil 2: E-Mail-Bereitstellung {Series}

Im ersten Artikel dieser "Go Google" -Serie habe ich erläutert, was Google Apps war und wie Sie Ihre Domain bei Google Apps registrieren. Heute werde ich in Teil 2 meiner Serie die Erstellung von Nutzern im Google Apps-System behandeln und dann Ihre Domain überschneiden, um Google Apps-E-Mails zu aktivieren, sodass Sie und Ihre Nutzer die Google Apps-Weboberfläche für E-Mails verwenden können.
Der Prozess ist ziemlich geradlinig, aber der ist ziemlich lang, also dachte ich, ich könnte genauso gut eine Karte für dich erstellen, damit du nach Bedarf springen kannst. Fragen oder Kommentare, zögern Sie nicht, eine Notiz in den Kommentaren oder in unserem Community-unterstützten Tech-Support-Forum zu hinterlassen.

Artikel Karte

1. Erstellen Sie Benutzer und E-Mail-Adressen
2. Einrichtung Catch-All-Adresse
3. Erstellen Sie eine benutzerdefinierte Webmail-URL
4. Cutover MX-Datensätze
5. Testen Sie E-Mail und CNAMES
6. Verschiedenes Sicherheit und Anpassungen

Schritt 1 - Erstellen Sie die Nutzer und E-Mail-Adressen in Google Apps

Bevor wir Google Apps für den Empfang von E-Mails für unseren Domain-Namen konfigurieren ( die MX-Einträge in DNS übernehmen ), müssen wir zuerst alle Benutzerkonten für unser kleines Unternehmen, Wohltätigkeitsorganisation usw. erstellen. Natürlich, wenn wir die E-Mail vor der Erstellung der E-Mail-Adressen bearbeiten Post wird abprallen, was nicht gut ist.

1. Klicken Sie einfach auf die Registerkarte Benutzer und Gruppen und dann auf Einen neuen Benutzer erstellen

2. Geben Sie den Vornamen, den Nachnamen und den Benutzernamen ein und klicken Sie auf Neuen Benutzer erstellen . Der Nutzername ist die E-Mail-Adresse des Nutzers und die Anmeldung bei Google Apps.

Wahlweise

Wenn Ihre Domain mehr als nur ein paar Benutzer umfasst, empfehle ich Ihnen, die Bulk-Upload- Funktion zu verwenden, die auf diesem Bildschirm (Link zum Erstellen mehrerer Nutzer) oder auf der Registerkarte Erweiterte Tools angezeigt wird, wie im Screenshot unten gezeigt.

3. Nachdem Sie den Nutzer erstellt haben, zeigt Google Apps ein kleines Popup mit allen Informationen an, die Sie Ihrem Mitarbeiter bereitstellen müssen, einschließlich Nutzername, Passwort, E-Mail-Adresse und Login-Link für Ihre Domain.

Aus praktischen Gründen sind auch 2 Methoden enthalten, um diese Informationen an Ihren Endbenutzer zu senden. Ich empfehle, auf die Schaltfläche E-Mail-Anweisungen zu klicken, um die Informationen entweder an Sie oder an den neuen Benutzer zu senden.

Schritt 2 - So richten Sie die E-Mail-Adresse für Google Apps Catch-All ein

Sobald alle Ihre Benutzer- / E-Mail-Konten eingerichtet sind, sollten Sie ein großartiges Google Apps-Feature aktivieren, das als Catch-All-Adresse bezeichnet wird . Die Catch-All-Adresse macht genau das, wonach sie sich anhört. Wenn jemand eine E-Mail an Ihre Domain sendet und die Adresse nicht mit einer bestehenden Benutzer-E-Mail-Adresse übereinstimmt, wird sie an die von Ihnen angegebene Adresse gesendet.

Die Catch-all-Adresse ist besonders wichtig für neu migrierte Domains, bei denen Sie möglicherweise vergessen haben, eine E-Mail-Adresse für einen Ihrer Mitarbeiter oder Abteilungen zu erstellen ( wie sales@ ). Anstatt die E-Mail zu löschen oder zurückzugeben, sendet Google Apps die E-Mail an Ihre Catch-All-Adresse.

1. Klicken Sie auf Serviceeinstellungen, E-Mail . Klicken Sie auf das Optionsfeld E-Mail weiterleiten an : und geben Sie die E-Mail-Adresse für den Catch-All ein. Klicken Sie unten auf der Seite auf Änderungen speichern, um die neue Konfiguration zu speichern.

Persönlich verwende ich mein Admin-Konto für die Catch-All-Adresse, da ich gerne Konten auf Websites mit E-Mail-Adressen wie dropbox@ einrichten möchte. Da ich diese Adresse für keinen meiner Benutzer eingerichtet habe, werden alle diese E-Mails an meine Mailbox gesendet, die Catch-All-Adresse.

Schritt 3 - Erstellen Sie eine benutzerdefinierte Webmail-Adresse für Ihre Benutzer

Obwohl Sie über Outlook oder einen anderen E-Mail-Client auf Google Apps zugreifen können, bietet Google Apps unter anderem die Möglichkeit, über einen Webbrowser auf die E-Mails Ihres Unternehmens zuzugreifen. Standardmäßig ist die Adresse jedoch nicht sehr schön oder einfach zu merken:

http://mail.google.com/a/IhreDomain.com

Gute Nachrichten, Google Apps gibt Ihnen die Möglichkeit, den Link zu etwas attraktiver und einfach zu merken wie http://webmail.ihredomain.com anzupassen. Ich empfehle jedem, diese Funktion zu aktivieren, um den Übergang zu Google Apps für Ihre Endbenutzer so reibungslos wie möglich zu gestalten.

1. Klicken Sie auf die Registerkarte Serviceeinstellungen, Registerkarte Allgemein, und klicken Sie anschließend im Bereich Webadresse auf URL ändern

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche 2. Radio und geben Sie die Adresse ( Sub-Domain ) ein, die Sie für Ihren Webmail-Zugang zuweisen möchten. Klicken Sie auf Weiter, wenn Sie fertig sind.

3. Befolgen Sie die Anweisungen auf der nächsten Seite, um einen CNAME-Eintrag für die benutzerdefinierte Adresse zu erstellen, die Sie in Schritt 2 oben eingegeben haben. # 3 und # 4 im folgenden Screenshot sind der CNAME und das Ziel, das Sie beim Einrichten des CNAME-Datensatzes verwenden müssen.

Im ersten Artikel meiner Google Apps-Serie habe ich erklärt, wie man einen CNAME-Datensatz für von Dreamhost gehostete Domains erstellt. Wenn Sie jedoch DreamHost für Ihre Domain oder DNS nicht verwenden, finden Sie hier eine weitere Liste von Google, die den Prozess für andere gängige ISP / Hosting erläutert Anbieter:

• GoDaddy.com
• ix Webhosting
• 1und1
• JederDNS.net
• Lunarpages
• Yahoo! SmallBusiness
• Keine IP
• DNS-Park
• eNom
• Netzwerklösungen
• MyDomain.com
• Dreamhost
• Domäne direkt
• gandi.de
• eurodn.com
• register.com
• myhosting.com
• Ich weiß nicht, wer mein Gastgeber ist

4. Nachdem Ihr CNAME-Datensatz erstellt wurde und auf ghs.google.com verweist, klicken Sie auf Ich habe diese Schritte ausgeführt .

Schritt 4 - Übernehmen Sie Ihre Domain-MX-Datensätze in Google Apps

Ok jeder, mach dich bereit! Jetzt ist es an der Zeit, Ihre MX-Datensätze zu überarbeiten. In E-Mail-Talk bedeutet dies, dass Sie Ihre Domain so konfigurieren, dass alle zukünftigen E-Mails an Google Apps gesendet werden. Dies sollte nur geschehen, wenn Sie 100% ig sicher sind, dass alle Ihre E-Mail-Konten erstellt wurden und Ihre Catch-All-Einstellung konfiguriert wurde ( nur in Besetzung ). Bereit?

1. Klicken Sie auf die Registerkarte Serviceeinstellungen, E-Mail und Anweisungen zum Aktivieren von E-Mail

2. LESEN SIE ALLES! Ok, klicken Sie auf MX-Datensätze ändern

Um den nicht technischen Google Apps-Kunden zu helfen, hat Google die Schritte zur Änderung des MX-Eintrags für die gängigsten / größten ISP / Hosting-Anbieter erneut bereitgestellt. Wenn Ihr Hosting-Anbieter nicht aufgeführt ist oder Sie völlig verwirrt sind, empfehlen wir, dass Sie für Schritt 3 unten von Ihrem ISP / Hosting-Provider Hilfe erhalten.

3. Klicken Sie auf den Abwärtspfeil, um Anweisungen für Folgendes anzuzeigen : und Wählen Sie Ihren Domain / DNS-Hosting-Provider aus. Befolgen Sie nun die aufgeführten Schritte, um den MX-Eintrag für Ihre Domain zu ändern.

Wenn Ihre MX-Änderungen abgeschlossen sind, klicken Sie auf Ich habe diese Schritte abgeschlossen.

Hinweis: Noch einmal, wenn Sie hier verwirrt sind STOP. Wenn Sie sich mit den MX-Daten Ihrer Domains herumschlagen, ist es besser, bei einem Supportanruf $ 15-25 zu zahlen, als einen Fehler zu machen und Ihre E-Mails für Sie und Ihre Mitarbeiter zu brechen.

An diesem Punkt sollten Sie zurück zu Ihrem Dashboard gebracht werden und alles sollte so gut wie erledigt sein!

Schritt 5 - Testen Sie E-Mail und verschiedene CNAMES-Konfigurationen

Da Sie der Google Apps-Systemadministrator sein werden, empfehle ich Ihnen, ein separates E-Mail-Konto wie mail.live.com oder mail.yahoo.com einzurichten, damit Sie E-Mails zu Testzwecken und anderen Zwecken senden können. Dies ist auch eine Zeit, in der Sie die von Ihnen erstellten benutzerdefinierten CNAMES testen sollten: webmail.yourdomain.com etc ...

Schritt 6 - Beenden Sie mit ein paar letzten Berührungen

Obwohl es nicht erforderlich ist, empfehle ich Ihnen, Zeitzoneninformationen, sekundäre Kontaktinformationen sowie SSL zu aktivieren, wenn Sie und Ihre Nutzer Gmail, Google Kalender, Google Docs und Google Sites in Ihrem Google Apps-Konto / in Ihrer Domain aufrufen.

1 - Klicken Sie auf Domain-Einstellungen, Allgemein . Geben Sie unter Kontaktinformationen eine E-Mail-Adresse ein, die nicht mit Ihrer Domain verknüpft ist, und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Im Falle eines vergessenen Administratorkennworts senden Sie die Anweisungen zum Zurücksetzen des Kennworts an den sekundären Kontakt .

2 - Scrollen Sie nach unten und stellen Sie Zeitzone und Kontrollkästchen ein, um SSL auf allen Google Apps-Serviceseiten zu aktivieren

Es gibt immer noch viel, was Sie mit Google Apps tun können, aber ich denke, dieser Artikel ist bereits lang genug ...;) Also, bleiben Sie dran für meinen nächsten Artikel, in dem ich die verschiedenen Optionen für die Verbindung zu Google Apps zum Lesen und Verwalten Ihrer E-Mails erkläre.