Warum ich papierlose Aussagen hasse und wie ich mit ihnen umgehen kann

Jede zweite Woche scheint mir eine Firma zu ermuntern, auf papierlose Abrechnung umzusteigen. Sie werden mich bestechen, aber ich habe den harten Weg gefunden, gegen diese "Bequemlichkeit" anzukämpfen und mich immer für eine echte Rechnung zu entscheiden. Wenn ich den Kampf verloren habe, habe ich einige nützliche Strategien entwickelt, um Probleme zu vermeiden.

Der Verkaufspreis für die papierlose Fakturierung

Ich höre alles. Das Papier ist riskant. Jemand kann Ihre Rechnung aus Ihrem Briefkasten holen und Ihre Identität stehlen. Sie könnten es aus Ihrem Mülleimer stehlen. Ach nein! Sobald sie die Rechnung sehen, werden sie merken, dass sie nicht viel zu stehlen haben. Papier ist unbequem. Stapel Papier stapeln sich und müssen behandelt werden. Wenn Sie Unordnung hassen, hassen Sie Papier. Sie hassen den Ärger, einen Papierumschlag zu öffnen und eine Rechnung zu lesen. Du könntest einen Papierschnitt bekommen! Vor allem ist papierlos besser für die Umwelt. Weniger Papier bedeutet weniger Töten von Bäumen.

All diese Vorteile haben etwas Wahres für sie. Ein Dieb könnte Informationen aus Ihrer Mailbox stehlen und Probleme verursachen. Sie könnten Kontonummern erhalten und sie in einem gezielten Social-Engineering-Betrug verwenden. Das Papier staut sich. Ich weiß, dass ich das Zeug jeden Monat ablegen muss. Ich respektiere auch die Umweltaspekte elektronischer Aussagen. Ich recycle alles und hasse Junk-Mail.

Der weiche Verkauf und der harte Verkauf, zum Sie zu schalten

Einige Verkäufer geben den weichen Verkauf. Sie geben mir eine Zeichnung für kostenlose Produkte oder Dienstleistungen. AT & T hat mir kürzlich gesagt, dass ich viele Punkte für meine Rechnung bekommen kann, aber nur, wenn ich papierlos abrechne. Ein paar Orte boten mir Kontoauszüge oder Geschenkkarten. Ich hielt immer noch durch.

Der schwierigere Verkauf ist, dass ich die finanziellen Daten nicht zu Diensten wie Mint oder Quicken herunterladen kann, wenn ich nicht papierlos gehe. Meine Bank berechnet jetzt eine Gebühr von $ 2.00, wenn ich eine Erklärung jeden Monat möchte. Ich denke Papier ist sehr teuer für sie.

Das Argument gegen papierlose Abrechnung

Das National Consumer Law Center (NCLC) analysierte die papierlose Abrechnung und fand das Konzept nicht verbraucherfreundlich. Einige der Gründe sind offensichtlich wie der Zugang zu Breitband und technische Kenntnisse älterer Verbraucher.

Selbst der technisch versierte Anwender muss sich vor der papierlosen Abrechnung scheuen. Wir sind alle überschwemmt per E-Mail. Auf den ersten Blick können Sie nicht feststellen, ob es sich um eine Rechnung oder eine Werbeaktion in der E-Mail handelt. Wenn Sie keine Marketing-Nachrichten ablehnen, können weder Sie noch Ihr Spam-Filter den Unterschied erkennen.

Apropos klein, da immer mehr Leute E-Mails auf Handys abrufen, sind diese Aussagen schwerer zu lesen. Wenn Ihre papierlose Rechnung nur eine PDF-Datei ist, benötigen Sie entweder außergewöhnliche Sicht oder ruhige Hände, um jede Ladung zu kneifen und zu zoomen. Wahrscheinlicher ist, dass Sie "gut aussehen" und mit der nächsten E-Mail fortfahren. Wenn Ihre Rechnungen automatisch bezahlt werden, haben Sie nicht viel Grund, Ihre Aussagen zu lesen. Dieser "Komfort" verursacht Fehler, die Sie Geld kosten. Wenn ein Dieb deine Kreditkarte testen würde, würdest du diese geringe Gebühr immer sehen können?

Papierrechnungen erinnern uns daran, dass eine Rechnung fällig ist. Wenn Sie dieses Papier bekommen, hat es ein Fälligkeitsdatum, um das Sie sich kümmern müssen. Sie können es in den Kühlschrank stellen oder es an Ihren Ehepartner oder Buchhalter delegieren. Das Durcheinander und die Handhabung oder Papier ist ein Feature, kein Bug. Mit dieser Funktion können Familienmitglieder älterer Kunden Rechnungen verfolgen.

Schließlich weist die NCLC darauf hin, dass Papier eine dauerhafte Aufzeichnung Ihres Kontos ist. Wenn es einen Konflikt gibt, hast du einen zeitgesteuerten Schnappschuss. Wenn sie einen Fehler machen, haben Sie den Beweis, dass Sie die Rechnung bezahlt haben. Wenn Sie auditiert werden, haben Sie Papierkopien von allem. Wenn ein Verbraucher stirbt, hilft dieser dauerhafte Datensatz Familienmitgliedern, fehlende Konten zu finden.

Wenn Kontodaten vollständig elektronisch sind, unterliegen sie allen Risiken von Computern und E-Mails. Wenn Sie aufgrund eines Hackers oder einer Passwortverletzung den Zugriff auf Ihre E-Mail verlieren, verpassen Sie diese elektronischen Rechnungen. Die Anbieter weisen darauf hin, dass physische Post ein Risiko darstellt. Es ist wahrscheinlicher, dass eine E-Mail gehackt oder abgefangen wird, als wenn jemand in Ihre Post einsteigt. Wenn wir das Szenario des Todes eines Familienmitglieds nehmen, kann es Wochen dauern, bis sie in ihre E-Mails gelangen. Die physischen Rechnungen und Aussagen werden jedoch weiterhin kommen, und jeder kann diese öffnen.

Selbst wenn Sie fleißig sind und PDFs Ihrer Rechnungen aufbewahren, sind diese möglicherweise schwer zu finden. Die meisten der von mir heruntergeladenen Anweisungen haben generische Namen wie "statement_03_05_16" oder etwas anderes kryptisches. Ich kann Spotlight auf meinem Mac verwenden, um sie zu finden, aber das ist nicht immer der Fall.

Meine schrecklichen Erfahrungen mit der papierlosen Rechnungsstellung

Ich habe ein paar. Ich beginne mit der Kreditkartenabwicklung für mein Geschäft. Diese Firma bot keine Möglichkeit für physische Aussagen. Sie sind alle online. Eines Tages beschlossen sie zufällig, meinen Account zu schließen. Ich bin mir nicht sicher, warum, aber ich denke, es hatte etwas mit dem Sicherheitsstopp zu tun, den ich meinem Kredit anvertraute. Ich habe den Zugang zu meinen bisherigen Einzahlungsscheinen verloren. Ich hatte mich für ein paar Tage nicht versöhnt und war von meinen Informationen ausgeschlossen. Ich wusste nicht, wer mein Geschäft bezahlt hat. Das Beste, was die Verarbeitungsfirma tun würde, ist mir am Telefon zu sagen. Ich hatte auch nichts, um meinem Buchhalter für Jahresendsteuern zu präsentieren. Glücklicherweise war alles in Quickbooks und ich hatte unsere internen Quittungen, um alles neu zu erstellen. Dieser Vorfall hätte mir beibringen sollen, PDFs meiner Kontoauszüge zu nehmen, aber das hat es nicht getan.

Nachdem Costco von American Express auf Citibank umgestiegen war, wurde ich wieder von der papierlosen Abrechnung gebrannt. Ich war fleißig und hatte meine PDFs von jedem Monat. Dann war ich beschäftigt und vergaß für ein paar Monate. Als ich es heruntergeladen habe, habe ich diesen Bildschirm getroffen.

Zum Glück war diese Information in Citibanks Bericht, und so war eine Krise abgewendet. Dieser Vorfall brachte mich dazu, an meinem Computer (und mir selbst) zu schreien, dass ich mit papierloser Abrechnung dafür verantwortlich bin.

Ein anderes Mal hatte ich einen Streit mit meiner Arztpraxis. Sie wechselten die Rechnungsunternehmen. Plötzlich hatte ich eine Rechnung von vor 4 Jahren, die sie sagen, wurde nicht bezahlt. Dann drohten sie mit der Sammlung. Ich konnte natürlich nicht online auf das alte Abrechnungssystem zugreifen, obwohl sie meinten, sie könnten es. Erst als ich ihnen eine Kopie der Rechnung faxte, würden sie die Ladung entfernen. Ich musste faxen, weil sie keine E-Mails annehmen, obwohl Rechnungen per E-Mail gesendet werden. Stelle dir das vor.

Meine Situation ist nicht einzigartig. Wenn Sie ein Konto schließen, verlieren Sie normalerweise den Zugriff auf diese historischen Informationen. Wenn Sie später ein Problem entdecken, wie eine Überladung, haben Sie möglicherweise Schwierigkeiten, Ihre Unschuld zu beweisen. Ein Freund von mir hatte dieses Problem, als er eine Set-Top-Box an seine Kabelfirma zurückgab. Seine Rechnung wurde durch seine Bank automatisch bezahlt, und seine letzte Rechnung war ein extra $ 200. Er versuchte, die Kabelgesellschaft anzurufen, aber er hatte keine Kontonummer, und sie konnten keine Informationen über ihn finden. Der Kundendienstvertreter konnte nur aktive Kunden finden. Erst als es in Sammlungen überging, hat er es gelöst.

Der richtige Weg, papierlose Rechnungen zu akzeptieren

Wenn es Sie nicht kostet, vermeiden Sie sie

Als Umweltschützer hasse ich zusätzliches Papier. Aus all den oben genannten Gründen und den Details im NCLC-Artikel werde ich mich immer für Papier entscheiden. Kein Betrag eines Bestechungsgeldes wird mich überzeugen, zu wechseln. Wenn du mich bezahlst, werde ich wahrscheinlich nachgeben. Ich werde diese Aussagen nach ein paar Jahren zerlegen und recyceln, also bin ich immer noch etwas umweltbewusst.

Deaktivieren Sie die Marketing-Nachricht und erstellen Sie E-Mail-Filter

Eines der Probleme mit E-Mail-Anweisungen besteht darin, legitime Transaktionsnachrichten aus Werbenachrichten zu sortieren. Überprüfen Sie die Richtlinien der einzelnen Unternehmen zu Marketing-Nachrichten und nehmen Sie die Deaktivierung oder Abmeldung von so vielen Personen wie möglich vor. Markieren Sie sie nicht einfach als Spam in Ihrem E-Mail-Programm. Ihr E-Mail-Programm behandelt möglicherweise alle Nachrichten von ihnen als Spam. Das bedeutet, dass Sie Ihre Aussage verpassen werden.

In der Regel wird die E-Mail-Nachricht mit Ihrer Aussage die gleiche Betreffzeile haben. Ich markiere diese Nachricht niemals in Junk-Mail. Ich habe Gmail so eingestellt, dass diese Nachricht ein benutzerdefiniertes Label und einen eigenen Stern erhält. Daher werde ich immer daran denken, es zu überprüfen.

Einrichten von Erinnerungen zum Herunterladen (und Bezahlen) von Rechnungen

Wenn Sie eine papierlose Abrechnung vornehmen, erhalten Sie in der Post keine Erinnerung, dass eine Rechnung fällig ist. Da viele Leute automatische Zahlungen über einen Bankwechsel oder eine Kreditkarte tätigen, könnten Sie diese monatliche Abrechnung vollständig ignorieren. Mach diesen Fehler nicht. Sie laufen Gefahr, Probleme mit Ihrem Konto zu verpassen.

Behandeln Sie diese monatliche E-Mail stattdessen wie einen Termin in Ihrem Kalender. Legen Sie es als wiederkehrenden Termin fest, um Ihre Kontoauszüge vom Anbieter herunterzuladen. Wenn sie Ihnen die Rechnung per E-Mail senden und Sie nichts herunterladen können, können Sie diese E-Mail in eine PDF-Datei umwandeln und auf Ihren Computer herunterladen. Das Speichern in E-Mails ist nicht sicher genug, wenn Sie den Zugriff auf Ihr E-Mail-Konto verlieren könnten. Jeden Monat müssen Sie eine Aussage herunterladen. Andernfalls werden Sie auf alle möglichen Probleme stoßen, die bereits erwähnt wurden. Sie müssen sie nicht drucken, aber Sie können nicht einfach darauf vertrauen, dass Informationen verfügbar sind, wenn Sie sie benötigen. Deshalb musst du die Kontrolle übernehmen.

Mein Vorsorgekonto hat keine Rechnung per se, sondern eine monatliche Abrechnung. Ich habe jeden Monat eine Erinnerung erstellt, um diese Informationen herunterzuladen. Obwohl sie mir eine E-Mail schicken, um mich daran zu erinnern, meine Aussage herunterzuladen, bin ich gerne proaktiv.

Sortieren und klassifizieren Sie diese heruntergeladenen Anweisungen

Nachdem ich einen Bericht heruntergeladen habe, ändere ich als Nächstes den Namen der heruntergeladenen Datei. Sie können Ihre eigene Strategie erstellen, aber meine ist der Name des Anbieters, dann die letzten vier der Kontonummer und dann das Datum. Zum Beispiel könnte mein Kontoauszug Bank_1234_01_12_16.pdf sein. Ich erstelle dann einen Ordner für jedes Konto und verschiebe es dorthin. Ich bekam einen Slick und benutzte Hazel, um sie in den Ordner zu bringen, der auf dem Händler basierte.

Mach ein Backup von deinem Computer

Ich weiß, dass dir das schon oft gesagt wurde, aber wir könnten es genauso gut wiederholen. Es ist zwar unwahrscheinlich, dass Ihre Papierdokumente zerstört werden, Ihre Festplatte kann jedoch ausfallen oder Ihr Computer wird von einem Virus befallen. Wenn Sie nicht sichern, werden Sie diese historischen Kontoauszugsdaten nicht haben, wenn es alles elektronisch ist.

Versuchen Sie Finanzmanagement-Software wie Mint oder Quicken

Selbst wenn Sie Ihre heruntergeladenen Berichte haben, kann es schwierig sein, eine Transaktion zu finden. Ich mag die zusätzliche Sicherheit, dass ein Online-Programm meine Aussage für mich überprüft. Als ich Probleme mit meinem Costco-Konto hatte, konnte ich die Sachen finden, die ich in Mint brauchte.

Akzeptiere, was du nicht ändern kannst

Immer mehr Unternehmen bewegen sich auf diese papierlose Strategie zu und schieben die Last, das Konto auf Sie zu lenken, auf sich. Wenn Sie Ihren Teil der Verwaltung dieser Anweisungen tun, werden Sie Ihre Vermögenswerte schützen. Papierlos ist nicht sicherer oder bequemer als Papier, aber es ist die unvermeidliche Verlagerung der Kosten.